Een circulaire IT-transformatie bood Pro Persona de sleutel tot voorspelbare en stabiele ICT‑dienstverlening in de zorg, die tegelijk kosten beheerst en duurzaamheid versterkt. In de traditionele wereld van ICT‑beheer worstelen veel organisaties met trage hardware, onbetrouwbare processen en inefficiënte investeringsbesluiten. Dit werd duidelijk tijdens een case-presentatie van Pro Persona op het Circulaire-IT Jaarcongres 2025.
Bij Pro Persona, een grote GGZ‑organisatie met duizenden medewerkers en een zeer klein financieel marge‑kader, werd die worsteling pijnlijk duidelijk. Maar de oplossingsrichting die manager ICT Gidi Bullens koos, blijkt een blauwdruk voor andere organisaties: pragmatisch hardwarebeheer ontwerpen dat zowel voorspelbaar als circulair is.
In dit artikel duiken we diep in deze case study, analyseren we wat deze transformatie betekent voor ICT in de zorg en koppelen we het aan bredere trends in circulaire IT‑strategie die organisaties vandaag moeten omarmen.
Van crisis naar controle
Toen Bullens twee en een half jaar geleden bij Pro Persona startte, trof hij een ICT‑omgeving die letterlijk ontwricht was. De hardware was traag, de leveringsprocessen waren traag en de hardwareselectie gericht op de laagste aanschafprijs in plaats van levensduur. Dit zorgde voor frustratie bij duizenden eindgebruikers en een explosie van incidenten. Wat begon als een technisch probleem was in feite een structurele organisatie-uitdaging. De ICT‑omgeving functioneerde niet als een voorspelbare dienstverlener, maar als een kostenpost vol onzekerheden en frustraties.
Breder kijken naar de circulaire kansen die in de hardwareketen liggen
Bullens’ eerste doel was eenvoudig maar fundamenteel: stabiliteit en voorspelbaarheid terugbrengen. Pas toen die basis onder controle was, kon hij breder kijken naar de circulaire kansen die in de hardwareketen lagen.
Hardware‑herontwerp als fundament
Een van de eerste concrete stappen was het herontwerpen van de gehele laptop‑leveringsketen. Die was tot dan toe gefragmenteerd en inefficiënt. Door te werken met partners zoals Cegeka en Circular IT Group, en lease‑financiering via CHG‑Meridian, transformeerde Pro Persona de uitrol van hardware naar een gestandaardiseerd, gecontroleerd proces. Hierin worden apparaten snel aan eindgebruikers geleverd, zijn hardwarekeuzes gericht op performance en levensduur en zijn financiële kaders voorspelbaar dankzij lease‑contracten.
In de praktijk betekende dat de aanschaf van 1.700 nieuwe laptops uit de Microsoft Surface‑lijn, met een levenscyclus van vier tot vijf jaar in plaats van drie. Door de kosten over 48 maanden te spreiden, werd budgetteren niet meer een gok maar een plan.
Onbedoeld circulair, maar systematisch waardevol
Gidi Bullens [foto: Eric Luteijn]
Wat opvallend is aan deze transformatie is dat circulair werken geen doel op zich was, maar een logisch gevolg van de gekozen strategie. De focus lag op voorspelbaarheid en beheersing, maar door de selectie van partners en contractvormen werd een circulair element ingebouwd. Zo werden oude beeldschermen en docking stations vervangen door USB‑C‑varianten, werd de restwaarde van hardware vooraf berekend en werden retourstromen georganiseerd via refurbishing‑routes naar een fabriek in Frankfurt.
Dit type IT Asset Disposition (ITAD), waarbij overtollige hardware systematisch wordt opgehaald, veilig gewist, refurbished en opnieuw ingezet, draagt bij aan de circulaire economie en verlaagt e‑waste. Het vermindert de milieu-impact van hardware en biedt organisaties inzicht in restwaarde en compliance met AVG‑ en ESG‑normen.
Waarom dit relevant is voor andere organisaties
Wat deze case study aantoont, gaat verder dan alleen een GGZ‑organisatie. Het raakt fundamentele uitdagingen waar veel bedrijven mee worstelen:
IT‑kosten en TCO: traditionele vervangcycli zijn kostbaar, onvoorspelbaar en inefficiënt. Door hardware langer in te zetten en levensduur te verlengen, wordt Total Cost of Ownership beheersbaar.
ESG‑en duurzaamheid: hergebruik van apparatuur vermindert e‑waste en bespaart grondstoffen, wat aansluit bij circulaire en duurzaamheidsdoelstellingen.
Compliance en data‑veiligheid: ITAD‑processen leveren transparante, gecertificeerde data‑verwijdering, essentieel onder AVG en toekomstige regelgeving.
Deze drie elementen spelen steeds vaker naast technologische functionele behoeften ook een rol in strategische besluitvorming rond ICT‑beheer.
Lessen voor CIO’s en ICT‑besluitvormers
De transformatie bij Pro Persona biedt concrete lessen voor andere organisaties:
Begin met voorspelbaarheid en stabiliteit. Zonder een stabiele basis blijft ICT een hinderpaal in plaats van een facilitator.
Kies partners die niet alleen leveren maar waarde maximaliseren. In deze case leidde dat tot combinatie van prestatie, lease‑structuren en circulaire retourlogistiek.
Maak circulaire principes meetbaar. Door restwaarde en retourstromen onderdeel te maken van businesscases, krijgen duurzaamheidsdoelen economisch gewicht.
Deze inzichten zijn geen abstracte idealen. Ze sluiten aan bij bredere trends in circulaire IT, waarbij ITAD, refurbishing en levensduurverlenging onderdeel zijn van strategische asset‑management cycles.
Geïntegreerde en duurzame ICT‑ecosystemen
Bullens kondigt verdergaande plannen aan, zoals het samenbrengen van telefonie, alarmknoppen, medicatieregistratie en persoonsbeveiliging in één smartphone‑gebaseerde omgeving. Dit illustreert de bredere trend in digitale transformatie van hardware‑ecosystemen die kleiner, geïntegreerd en functioneler worden, terwijl lifecycle management slimmer wordt.
Bijdragen aan duurzaamheid, risicobeheersing en strategische innovatie
Door deze beweging te volgen kunnen organisaties niet alleen operationele efficiëntie winnen, maar ook bijdragen aan duurzaamheid, risicobeheersing en strategische innovatie; de kernpunten voor moderne ICT‑besturing in zowel publieke als private sectoren.
ICT Pro Persona stabiel met circulair hardwarebeheer
Een circulaire IT-transformatie bood Pro Persona de sleutel tot voorspelbare en stabiele ICT‑dienstverlening in de zorg, die tegelijk kosten beheerst en duurzaamheid versterkt. In de traditionele wereld van ICT‑beheer worstelen veel organisaties met trage hardware, onbetrouwbare processen en inefficiënte investeringsbesluiten. Dit werd duidelijk tijdens een case-presentatie van Pro Persona op het Circulaire-IT Jaarcongres 2025.
Bij Pro Persona, een grote GGZ‑organisatie met duizenden medewerkers en een zeer klein financieel marge‑kader, werd die worsteling pijnlijk duidelijk. Maar de oplossingsrichting die manager ICT Gidi Bullens koos, blijkt een blauwdruk voor andere organisaties: pragmatisch hardwarebeheer ontwerpen dat zowel voorspelbaar als circulair is.
In dit artikel duiken we diep in deze case study, analyseren we wat deze transformatie betekent voor ICT in de zorg en koppelen we het aan bredere trends in circulaire IT‑strategie die organisaties vandaag moeten omarmen.
Van crisis naar controle
Toen Bullens twee en een half jaar geleden bij Pro Persona startte, trof hij een ICT‑omgeving die letterlijk ontwricht was. De hardware was traag, de leveringsprocessen waren traag en de hardwareselectie gericht op de laagste aanschafprijs in plaats van levensduur. Dit zorgde voor frustratie bij duizenden eindgebruikers en een explosie van incidenten. Wat begon als een technisch probleem was in feite een structurele organisatie-uitdaging. De ICT‑omgeving functioneerde niet als een voorspelbare dienstverlener, maar als een kostenpost vol onzekerheden en frustraties.
Bullens’ eerste doel was eenvoudig maar fundamenteel: stabiliteit en voorspelbaarheid terugbrengen. Pas toen die basis onder controle was, kon hij breder kijken naar de circulaire kansen die in de hardwareketen lagen.
Hardware‑herontwerp als fundament
Een van de eerste concrete stappen was het herontwerpen van de gehele laptop‑leveringsketen. Die was tot dan toe gefragmenteerd en inefficiënt. Door te werken met partners zoals Cegeka en Circular IT Group, en lease‑financiering via CHG‑Meridian, transformeerde Pro Persona de uitrol van hardware naar een gestandaardiseerd, gecontroleerd proces. Hierin worden apparaten snel aan eindgebruikers geleverd, zijn hardwarekeuzes gericht op performance en levensduur en zijn financiële kaders voorspelbaar dankzij lease‑contracten.
In de praktijk betekende dat de aanschaf van 1.700 nieuwe laptops uit de Microsoft Surface‑lijn, met een levenscyclus van vier tot vijf jaar in plaats van drie. Door de kosten over 48 maanden te spreiden, werd budgetteren niet meer een gok maar een plan.
Onbedoeld circulair, maar systematisch waardevol
Wat opvallend is aan deze transformatie is dat circulair werken geen doel op zich was, maar een logisch gevolg van de gekozen strategie. De focus lag op voorspelbaarheid en beheersing, maar door de selectie van partners en contractvormen werd een circulair element ingebouwd. Zo werden oude beeldschermen en docking stations vervangen door USB‑C‑varianten, werd de restwaarde van hardware vooraf berekend en werden retourstromen georganiseerd via refurbishing‑routes naar een fabriek in Frankfurt.
Dit type IT Asset Disposition (ITAD), waarbij overtollige hardware systematisch wordt opgehaald, veilig gewist, refurbished en opnieuw ingezet, draagt bij aan de circulaire economie en verlaagt e‑waste. Het vermindert de milieu-impact van hardware en biedt organisaties inzicht in restwaarde en compliance met AVG‑ en ESG‑normen.
Waarom dit relevant is voor andere organisaties
Wat deze case study aantoont, gaat verder dan alleen een GGZ‑organisatie. Het raakt fundamentele uitdagingen waar veel bedrijven mee worstelen:
Deze drie elementen spelen steeds vaker naast technologische functionele behoeften ook een rol in strategische besluitvorming rond ICT‑beheer.
Lessen voor CIO’s en ICT‑besluitvormers
De transformatie bij Pro Persona biedt concrete lessen voor andere organisaties:
Deze inzichten zijn geen abstracte idealen. Ze sluiten aan bij bredere trends in circulaire IT, waarbij ITAD, refurbishing en levensduurverlenging onderdeel zijn van strategische asset‑management cycles.
Geïntegreerde en duurzame ICT‑ecosystemen
Bullens kondigt verdergaande plannen aan, zoals het samenbrengen van telefonie, alarmknoppen, medicatieregistratie en persoonsbeveiliging in één smartphone‑gebaseerde omgeving. Dit illustreert de bredere trend in digitale transformatie van hardware‑ecosystemen die kleiner, geïntegreerd en functioneler worden, terwijl lifecycle management slimmer wordt.
Door deze beweging te volgen kunnen organisaties niet alleen operationele efficiëntie winnen, maar ook bijdragen aan duurzaamheid, risicobeheersing en strategische innovatie; de kernpunten voor moderne ICT‑besturing in zowel publieke als private sectoren.