Digidoc Online, het nieuwe webgebaseerde Document Management Systeem (DMS) van de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH), is per 18 december 2025 officieel opgeleverd en volledig operationeel gezet. Dit project vervangt de verouderde Digidoc Fat Client en brengt een moderne, browsergebaseerde werkplek voor documentbeheer naar duizenden medewerkers binnen het Rijk.
De uitfasering van de legacy client vond eerder plaats: per 19 september 2025 draaide niemand deze oude client meer. Meer dan 13.500 werkplekken zijn aangesloten en actief in gebruik. In de komende maanden verzorgt het team de overdracht en ondersteunt het de eerste stappen van de roadmap 2026. Daarna kunnen betrokken professionals verder bouwen aan nieuwe projecten rond eData en eSpecialisten, aldus programmamanager Kees Groeneveld.
Essentiële stap in digitale transformatie
De Rijksoverheid verwerkt dagelijks gigantische hoeveelheden documenten en informatie. Deze moet niet alleen veilig worden opgeslagen, maar ook snel vindbaar, toegankelijk en compliant met wet‑ en regelgeving. Dat vereist een robuust Document Management Systeem. Een modern DMS ondersteunt niet alleen archivering, maar ook werkprocessen zoals paraferen, ondertekenen, delen en zoeken.
Daarom is de overstap van de verouderde Digidoc Fat Client naar de webgebaseerde variant een essentiële stap in de digitale transformatie van de overheid. Digidoc Online biedt apparaat-onafhankelijke toegang en sluit beter aan op moderne werkmiddelen zoals laptops, tablets en mobiele apparaten.
Eisen aan transparantie en vindbaarheid van documenten
Het digitale raamwerk rond informatiehuishouding is niet alleen intern van belang. Ook de bredere maatschappelijke kaders, zoals Wet open overheid (Woo), stellen eisen aan transparantie en vindbaarheid van documenten. RvIHH ondersteunt deze transitie door de informatiehuishouding op te bouwen, te beheren en te optimaliseren.
Ontwikkeling Digidoc Online
Het project Digidoc Online startte in juni 2022 met als ambitie een toekomstbestendig documentbeheerplatform te bouwen. Groeneveld beschreef hoe het team werkte aan meerdere MVP’s (Minimum Viable Products) en deze tijdig opleverde, wat het vertrouwen in de implementatie versterkte.
Tijdens de ontwikkelingsfase werd IBM Filenet 8 gebruikt als technische basis voor het nieuwe systeem. Dat vormt een solide backbone voor documentopslag, versiebeheer en beveiliging, noodzakelijk voor zulke grootschalige overheidsapplicaties.
Het platform ondersteunt basisfunctionaliteit zoals:
Paraferen, ondertekenen en afronden van documenten in werkstromen.
Apparaten‑onafhankelijk gebruik, wat mobiel werken mogelijk maakt.
Integraties met tools zoals MS Office voor directe bewerking van documenten.
Groeneveld benadrukt: “De succesvolle realisatie van Digidoc Online toont wat je bereikt met een sterk team en duidelijke focus op publieke dienstverlening.”
Deploy en adoptie binnen ministeries
Kees Groeneveld [foto: LinkedIn]
De uitrol van Digidoc Online gebeurde stapsgewijs. De belangrijkste ministeries gingen live tussen april en december 2024:
Ministerie van Financiën live op 1 april 2024
Ministerie van Binnenlandse Zaken & Koninkrijksrelaties live op 1 juli 2024
Ministerie van Sociale Zaken & Werkgelegenheid live op 1 december 2024
Daarna kwamen extra diensten zoals de Belastingdienst, DG Toeslagen en Douane aan de beurt, inclusief onderdelen zoals O&P Rijk. Dit toont de schaal en impact binnen de Rijksoverheid.
Tijdens een kabinetswisseling moesten dossiers en aansluitingen dynamisch worden verplaatst tussen departementen zoals EZ, BZK, VenJ en SZW. Die bewegelijkheid onderstreept de complexiteit van het project, maar het team kreeg het toch voor elkaar.
Digidoc Onlineis meer dan alleen software
Digidoc Online is geen losstaand IT‑product. Het project bouwde ook belangrijke ondersteunende structuren:
WCAG‑compliancy Om toegankelijkheid te garanderen voor alle gebruikers binnen de Rijksoverheid, zijn zowel Digidoc Online als de documentgenerator DocGen aangepast naar actuele standaarden voor toegankelijkheid. Dit is cruciaal voor inclusieve digitale dienstverlening.
GRIP-communicatieplatform Het team ontwikkelde GRIP, een centraal platform voor releasenotes, gebruikersinstructies en opleidingsmateriaal. Dit ondersteunt adoptie en kennisdeling binnen de organisatie.
Overlegstructuren voor continuïteit Naast techniek werd structureel overleg geïmplementeerd om de continuïteit van het systeem te waarborgen. Dit gaat verder dan slechts IT‑beheer: het is een organisatorische basis voor duurzaam gebruik.
Betere informatiehuishouding Digidoc Online
Digidoc Online speelt een rol in bredere overheidsdoelen: een betere informatiehuishouding en compliance met nieuwe wetgeving zoals de Woo. Een goed functionerend DMS vormt de ruggengraat van archivering, vindbaarheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie.
Documenten moeten duurzaam toegankelijk blijven voor zowel interne processen als publieke transparantie. Door een moderne online DMS‑architectuur te kiezen, creëert de Rijksoverheid een fundament waarop toekomstige digitale dienstverlening kan bouwen.
Roadmap 2026 en daarna
Het projectteam gebruikt januari 2026 om de overdracht af te ronden en de roadmap 2026 verder uit te werken. Deze planning richt zich op het versterken van de weerbaarheid en continuïteit van Digidoc Online in de komende jaren.
Programmamanager Groeneveld geeft aan dat hij na deze overdracht weer volle focus zal leggen op nieuwe opdrachten binnen eData en eSpecialisten, de domeinen waaruit verdere digitale innovatie volgt.
Digidoc Online: modern DMS voor Rijksoverheid
Vervanging legacy, 13.500+ werkplekken live
Digidoc Online, het nieuwe webgebaseerde Document Management Systeem (DMS) van de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH), is per 18 december 2025 officieel opgeleverd en volledig operationeel gezet. Dit project vervangt de verouderde Digidoc Fat Client en brengt een moderne, browsergebaseerde werkplek voor documentbeheer naar duizenden medewerkers binnen het Rijk.
De uitfasering van de legacy client vond eerder plaats: per 19 september 2025 draaide niemand deze oude client meer. Meer dan 13.500 werkplekken zijn aangesloten en actief in gebruik. In de komende maanden verzorgt het team de overdracht en ondersteunt het de eerste stappen van de roadmap 2026. Daarna kunnen betrokken professionals verder bouwen aan nieuwe projecten rond eData en eSpecialisten, aldus programmamanager Kees Groeneveld.
Essentiële stap in digitale transformatie
De Rijksoverheid verwerkt dagelijks gigantische hoeveelheden documenten en informatie. Deze moet niet alleen veilig worden opgeslagen, maar ook snel vindbaar, toegankelijk en compliant met wet‑ en regelgeving. Dat vereist een robuust Document Management Systeem. Een modern DMS ondersteunt niet alleen archivering, maar ook werkprocessen zoals paraferen, ondertekenen, delen en zoeken.
Daarom is de overstap van de verouderde Digidoc Fat Client naar de webgebaseerde variant een essentiële stap in de digitale transformatie van de overheid. Digidoc Online biedt apparaat-onafhankelijke toegang en sluit beter aan op moderne werkmiddelen zoals laptops, tablets en mobiele apparaten.
Het digitale raamwerk rond informatiehuishouding is niet alleen intern van belang. Ook de bredere maatschappelijke kaders, zoals Wet open overheid (Woo), stellen eisen aan transparantie en vindbaarheid van documenten. RvIHH ondersteunt deze transitie door de informatiehuishouding op te bouwen, te beheren en te optimaliseren.
Ontwikkeling Digidoc Online
Het project Digidoc Online startte in juni 2022 met als ambitie een toekomstbestendig documentbeheerplatform te bouwen. Groeneveld beschreef hoe het team werkte aan meerdere MVP’s (Minimum Viable Products) en deze tijdig opleverde, wat het vertrouwen in de implementatie versterkte.
Tijdens de ontwikkelingsfase werd IBM Filenet 8 gebruikt als technische basis voor het nieuwe systeem. Dat vormt een solide backbone voor documentopslag, versiebeheer en beveiliging, noodzakelijk voor zulke grootschalige overheidsapplicaties.
Het platform ondersteunt basisfunctionaliteit zoals:
Groeneveld benadrukt: “De succesvolle realisatie van Digidoc Online toont wat je bereikt met een sterk team en duidelijke focus op publieke dienstverlening.”
Deploy en adoptie binnen ministeries
De uitrol van Digidoc Online gebeurde stapsgewijs. De belangrijkste ministeries gingen live tussen april en december 2024:
Daarna kwamen extra diensten zoals de Belastingdienst, DG Toeslagen en Douane aan de beurt, inclusief onderdelen zoals O&P Rijk. Dit toont de schaal en impact binnen de Rijksoverheid.
Tijdens een kabinetswisseling moesten dossiers en aansluitingen dynamisch worden verplaatst tussen departementen zoals EZ, BZK, VenJ en SZW. Die bewegelijkheid onderstreept de complexiteit van het project, maar het team kreeg het toch voor elkaar.
Digidoc Online is meer dan alleen software
Digidoc Online is geen losstaand IT‑product. Het project bouwde ook belangrijke ondersteunende structuren:
WCAG‑compliancy
Om toegankelijkheid te garanderen voor alle gebruikers binnen de Rijksoverheid, zijn zowel Digidoc Online als de documentgenerator DocGen aangepast naar actuele standaarden voor toegankelijkheid. Dit is cruciaal voor inclusieve digitale dienstverlening.
GRIP-communicatieplatform
Het team ontwikkelde GRIP, een centraal platform voor releasenotes, gebruikersinstructies en opleidingsmateriaal. Dit ondersteunt adoptie en kennisdeling binnen de organisatie.
Overlegstructuren voor continuïteit
Naast techniek werd structureel overleg geïmplementeerd om de continuïteit van het systeem te waarborgen. Dit gaat verder dan slechts IT‑beheer: het is een organisatorische basis voor duurzaam gebruik.
Betere informatiehuishouding Digidoc Online
Digidoc Online speelt een rol in bredere overheidsdoelen: een betere informatiehuishouding en compliance met nieuwe wetgeving zoals de Woo. Een goed functionerend DMS vormt de ruggengraat van archivering, vindbaarheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie.
Documenten moeten duurzaam toegankelijk blijven voor zowel interne processen als publieke transparantie. Door een moderne online DMS‑architectuur te kiezen, creëert de Rijksoverheid een fundament waarop toekomstige digitale dienstverlening kan bouwen.
Roadmap 2026 en daarna
Het projectteam gebruikt januari 2026 om de overdracht af te ronden en de roadmap 2026 verder uit te werken. Deze planning richt zich op het versterken van de weerbaarheid en continuïteit van Digidoc Online in de komende jaren.
Programmamanager Groeneveld geeft aan dat hij na deze overdracht weer volle focus zal leggen op nieuwe opdrachten binnen eData en eSpecialisten, de domeinen waaruit verdere digitale innovatie volgt.